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martedì 31 luglio 2007

Convocazione partenze inviate sotto data

Buongiorno

Invio questa email in quanto penso che tutti noi, agenti di viaggio, abbiamo un problema in comune - sopratutto in questo periodo di alta stagione - cioè il tardato invio da parte dei Tour Operator delle convocazioni di viaggio che includano un trasporto charter.

Il tardato invio viene giustificato con frasi del tipo "... sono voli charter e di solito li mandiamo due, tre giorni prima della partenza, per un eventuale cambio operativo..."
La nostra replica è ovvia: ci sono motivi organizzativi che fanno si che necessitiamo consegnare ai clienti le convocazioni almeno
15/10 giorni prima della partenza del viaggio.
La risposta è che si aspetta il definito operativo aereo. Son molti anni che faccio questo lavoro ed i tour operator non avevano questo attegiamento fino a qualche anno fa.
E' chiaro che il Tour Operator DEVE mandare un fax se intervengono delle variazioni di orario e che noi dobbiamo provvedere (come abbiamo sempre fatto) a comunicare ai clienti le eventuali variazioni intervenute, così come è altrettanto chiaro che - invece -così facendo i loro problemi organizzativi li riversano completamente su di noi.
Molti clienti lasciano la città prima dell''effettivo inizio del viaggio prenotato(sopratutto in alta stagione) e non hanno modo o non vogliono rientrare in città per ritirare la convocazione per un viaggio pagato 30 giorni prima...o anche di più, alcuni arrivano addirittura a mettere in dubbio l'effettiva conferma del viaggio ed comunque visto che hanno pagato quando dovuto hanno tutti i diritti di avere il loro documenti di viaggio almeno 20 giorni prima della partenza.
Non sono certo gli impiegati del Tour Operator ad aver davanti il cliente finale ed doverlo rassicurare che tutto è a posto.
In un momento in cui tutti dubitano di qualsiasi cosa, questo comportamento non aiuta a sviluppare la fiducia nei clienti nei loro confronti e di tutta la categoria degli agenti di viaggio ed a migliorare ed incrementare il lavoro sia nostro che loro.
Dovrebbero ben prendere nota- invece- che l'agenzia che indirizza il cliente finale sul loro prodotto:
con il prenota prima con pratiche effettuate anche con mesi di anticipo (ed in molti casi anche interamente saldate totalmente in anticipo come molti prevedono con pagamento entro 8 giorni dalla prenotazione); in stagione con prezzi normali da catalogo;last-minute in offerta; è comunque una azienda che da loro lavoro e che ha i suoi impegni organizzativi, gestionali e di immagine la quale merita perlomeno il rispetto di alcune regole (quanto meno di etica professionale) che una volta sembravano scritte anche se non lo erano e che invece oggi
nessuno tiene più in considerazione.
Non risolverò i problemi di invio delle convocazioni con questa e-mail, almeno per questa stagione, ma credo che il problema sia di molti di noi, se non di tutti e che se stiamo sempre zitti non otterremo mai il rispetto per il nostro lavoro

Un cordiale saluto
Cristina Baldecchi
Titolare

KUKLAGLIKHA VIAGGI SRL

1 commento:

Confindustria Assotravel ha detto...

siamo completamente d'accordo con lei: "dobbiamo ottenere il rispetto del nostro lavoro".
Gli agenti di viaggio detengono ancora l'85% del mercato dei viaggi organizzati e pur essendo fortemente frammentati intendono affermare il proprio ruolo nei confronti dei clienti e dei propri fornitori/clienti.
Non si deve trattare di una rivendicazione (più o meno con strepito) ma di un'affermazione aziendale.
Non petizioni più o meno scomposte, ma strategia, comunicazione e supporto giuridico come fanno tutte le aziende serie (grandi o piccole che siano).
Ci sono molti passi della suo contributo che già possono costituire una vera e propria lettera da possibile inviare ai tour operator che operano cambi data approssimativi.
Sappiamo bene che molto dipende dalla rotazione degli aeromobili per cui il catalogo pubblicato anche sei mesi prima contiene date e orari "tendenziali" se non si utilizzano voli di linea.
Dobbiamo però spingere i tour operator ad pretendere comunque maggiore precisione da parte dei loro fornitori/vettori e questa spinta è giusto che provenga da chi detiene il rapporto con il cliente.
In questa lettera da trasmettere al tour operator segnaleremo che se non si riscontrerà una maggiore attenzione a questi aspetti di qualità del servizio ci si vedrà costretti a preferire altri operatori in futuro. Inoltre si ricorderà che in alcuni casi ed in alcune condizioni il consumatore potrebbe non accettare la variazione ovvero potrebbe pretendere un dovuto rimborso per la parte non goduta di vacanza. E' bene fare queste precisazioni poichè i tour operator devono avere più chiaro il conceto che le agenzie di viaggio che costituiscono la propria rete di vendita hanno ben chiare le norme che regolano la vendita dei pacchetti turistici.
Infine va programmata all'interno dell'agenzia una procedura per i tour operator più "inclini" a questa pratica (il che presuppono che venga fatto un riscontro tra tutti i collaboratori per rilevare il dato) e che per questi tour operator si preveda di avvisare i clienti (eventualmente apponendolo tra le note del contratto di viaggio).
Questo è il modo per riprendere il nostro ruolo ed affermarlo, ma attendiamo altri suggerimenti.